Personeelsdossier wat moet er in staan?

Ondernemers met personeel zijn verplicht om een personeelsdossier te hebben. Maar wat moet hier allemaal in staan en wat kunt u met deze informatie?

Ondernemers met medewerkers in dienst zijn wettelijk verplicht om een personeelsadministratie aan te leggen. In principe zijn twee zaken hierbij van belang: veilig bewaren van diverse administratieve- en fiscale gegevens en het functioneren van de medewerker correct vastleggen.

Het maakt niet direct uit of u het dossier op papier of digitaal aanlegt, als het maar veilig opgeslagen is zodat onbevoegden hier geen inzage in kunnen krijgen. 

Een personeelsdossier bevat in elk geval: 

• Persoonlijke gegevens van de medewerker
  

• Het arbeidscontract en de (aanvullende) arbeidsvoorwaarden 
  

• Het functioneren en ontwikkeling 
  

• Gegevens over ziekteverzuim 
  

• Overige zaken en bijzonderheden 
  

Waarvoor gebruikt u het personeelsdossier?
Externe instanties kunnen, zelfs als u medewerker al (lang) uit dienst is, informatie bij u opvragen over uw medewerkers. U bent wettelijk verplicht om hieraan mee te werken en zorg te dragen voor up-to-date gegevens. Bepaalde gegevens moet u wettelijk gezien direct nadat de werknemer uw bedrijf verlaat vernietigen. Voor andere gegevens, bijvoorbeeld fiscale gegevens, gelden wisselende bewaartermijnen. Een en ander kan behoorlijk verwarrend zijn. Wilt u zeker weten wat u moet bewaren en wat niet, neem dan contact op.

Een goed dossier over het functioneren van de medewerkers heeft u sowieso nodig bij ontslag. Het UWV en/of de advocaat van uw medewerker zal namelijk altijd van u willen weten wat u heeft gedaan om het gedrag van uw medewerker tijdig bij te sturen. Als u deze informatie niet of niet correct heeft vastgelegd, en geen of niet de juiste actie heeft ondernomen om tijdig een goed verbetertraject in gang te zetten, dan kan het ontslag van personeel behoorlijk duur uitpakken. Het is dus zeer belangrijk om regelmatig functioneringsgesprekken te houden met uw medewerkers en deze op de juiste manier vast te leggen.

Daarnaast is het strategisch gezien ook belangrijk om het functioneren van uw medewerkers in kaart te brengen, om een goede beloningsstructuur te kunnen hanteren, maar ook om de ontwikkeling en vooruitgang van uw personeel op een goede manier te kunnen sturen. Hebben uw medewerkers wel de juiste opleidingen en/of competenties om uw bedrijf vooruit te helpen. Zitten zij in hun huidige functie wel op hun plek? Beschikken zij over bepaalde talenten die nu (nog) niet ingezet worden? Er is flink meer uit uw personeelsdossiers te halen als deze ook als strategisch instrument worden ingezet!

Bepaalde informatie mag niet worden vastgelegd in het personeelsdossier.
Zaken als geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, politieke voorkeur, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens mogen niet worden vastgelegd. Ook het vastleggen van medische informatie in het personeelsdossier is verboden.